Control documental por sitio
Organiza los archivos según la actividad y el centro de trabajo al que pertenecen, con un responsable de seguimiento.
Documentación y cumplimiento
La evidencia que necesitas, con el contexto que la respalda.
Organiza documentos, vigencias y responsables alrededor de tus centros de trabajo. Prepara revisiones con claridad sobre lo disponible y lo que necesita atención.
01 / El reto operativo
Tener el archivo no significa tener el expediente en orden.
Carpetas duplicadas, fechas sin seguimiento y documentos sin responsable dificultan saber qué respaldo corresponde a cada sitio. La búsqueda suele empezar cuando la revisión ya está encima.
Para quienes coordinan el trabajo
Responsables de cumplimiento, equipos EHS y auditoría.
02 / Cómo funciona
Un recorrido con responsables y evidencia.
Reúne documentos y evidencias que respaldan la gestión de tus centros de trabajo.
Organiza el expediente
Reúne documentos por sitio y actividad. Identifica el responsable de mantener cada respaldo disponible.
Revisa su vigencia
Registra las fechas aplicables y revisa vencimientos para identificar qué documentación necesita atención.
Da continuidad
Coordina la actualización con el responsable y conserva el contexto de los cambios y las evidencias asociadas.
Prepara la revisión
Recupera el respaldo de cada actividad, distingue pendientes y presenta la documentación al equipo que la revisará.
03 / Capacidades del módulo
La información que sostiene cada paso.
Evidencias con contexto
Relaciona el respaldo documental con inspecciones, acciones y trabajos de contratistas para entender qué acredita cada archivo.
Vencimientos y atención
Da seguimiento a las fechas de vigencia y a los documentos que requieren renovación o revisión por el equipo.
Trazabilidad de la gestión
Conserva la relación entre documentos, responsables y actividades para responder a una revisión con antecedentes claros.
OmniSurety apoya la organización y el seguimiento documental. La identificación de requisitos aplicables y la evaluación del cumplimiento corresponden a tu organización y sus especialistas.
04 / Valor para cada área
Más contexto para coordinar el trabajo.
Responsables de cumplimiento
Identifica la documentación disponible y los pendientes de actualización antes de una revisión.
Equipos de sitio
Encuentra el respaldo correspondiente a tu operación y coordina su atención con el responsable.
Auditoría interna
Revisa las evidencias con su contexto, sin depender de que cada área reconstruya un expediente desde cero.
05 / En tu operación
Cuándo resulta especialmente útil.
- Operaciones con varias plantas que necesitan organizar expedientes por centro de trabajo.
- Documentos con vencimientos o revisiones periódicas que requieren seguimiento de un responsable.
- Auditorías en las que es necesario relacionar evidencia con actividades y antecedentes.
Conectado con el resto de tu gestión
Inspecciones, acciones correctivas y actividades de contratistas necesitan evidencia. Reunirla facilita revisar qué respalda cada actividad.
Explorar la plataformaEl siguiente paso
Revisemos cómo organizas tus evidencias.
En la demo, partamos de un expediente de tu operación para recorrer documentos, fechas de vigencia, responsables y preparación de revisiones.
Solicitar demo
Cuéntanos tu industria, los sitios que coordinas y el reto que quieres resolver.
info@omnisurety.com